¿Qué información ofrecer a las personas?
Somos una empresa familiar del sector del metal con una plantilla de 150 personas e implantaciones en diferentes partes del mundo.
Consideramos de gran valor mantener informadas a todas las personas que forman parte de la empresa y hemos hecho un gran esfuerzo en el sentido de que todas dispongan de una visión global del proyecto de empresa, más allá de aspectos concretos del día a día.
Para ello, el director general se reúne con cada responsable de departamento, de uno en uno, y elaboran un documento donde se recogen los aspectos más relevantes de ese departamento.
Se convoca al comité de dirección, compuesto por ocho personas, una vez al mes y el conjunto de documentos, anteriormente elaborados, constituyen el material de trabajo de esta reunión.
No es un comité en el que se toman decisiones su objetivo es recoger y elaborar y difundir información fundamental sobre la empresa para poder realizar un seguimiento de su actividad. El contenido de las reuniones es sencillo:
- Indicadores de actividad presentados con mayor o menor detalle (desglose por líneas de negocio, de producto, de mercados…)
- Cumplimiento de objetivos
- Perspectivas de negocio
- Otra cuestiones de Calidad, Prevención de Riesgos Laborales, etc.
No hablamos de temas económicos/financieros ni que afecten al ámbito de los recursos humanos.
Utilizamos orden del día y elaboramos actas. Las reuniones son facilitadas por el Director General.
Y como producto de estas reuniones se elabora un resumen mensual de la información, 3 hojas con gráficos incluidos, que se distribuye entre los directores de área a encargados y trabajadores/as y que sirve de guión a los mandos para explicar a sus equipos.
Somos conscientes de lo que nos queda mucho por mejorar y, en concreto, en el papel que juegan los mandos en el traslado de la información, no todos tienen el mismo estilo ni habilidad ni voluntad. En algunos casos, hemos llegado a proporcionar ayuda para que lo puedan hacer mejor. Otra de las cuestiones a la que queremos prestar mayor atención es que con este sistema no recibimos feed back de la plantilla.
No obstante, con esta dinámica de reuniones y elaboración de información, hemos logrado nuestro objetivo de trasladar a todas las personas los mismos mensajes sobre la marcha de los temas e información que tenga un interés global en orden a que con todo ello se conformen una visión global de la empresa.