Facturación electrónica con las Administraciones Públicas: FACe y Ef4ktur
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, establece la obligatoriedad a partir del 15 de enero de 2015 de presentación de facturas electrónicas en el marco de las relaciones entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas.
Esta medida permitirá una mayor protección del proveedor, reduciendo la morosidad del sector público, y un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.
Actualmente existen múltiples formatos de factura electrónica que pueden considerarse como válidos. Sin embargo, la Administración General del Estado y otras muchas administraciones y organismos dependientes únicamente aceptarán el formato denominado Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES (básicamente facturas en formato XML firmadas digitalmente). La mayoría de los ERP de empresa para contabilidad y facturación contienen módulos que permiten esta opción.
Para facilitar su entrega, la Ley 25/2013 ha previsto la necesidad de diseñar y desarrollar un punto general de entrada de facturas electrónicas para la Administración General y cuantas se sumen a la iniciativa, ahora mismo ya operativo y conocido como FACe, aunque existen otra diversidad de puntos generales de entrada que los proveedores del sector público se pueden encontrar a nivel autonómico o local (Ge-factura, AOC- Administració Oberta de Catalunya, La Xunta, Ef4ktur…).
FACe
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado y puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones. La Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc.
Además el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.
La Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, establece el directorio DIR3 de unidades administrativas comunes gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que proporciona un inventario unificado y común a toda la Administracion de las unidades orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica/presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.
Ef4ktur
Ef4ktur es una iniciativa de las Diputaciones Forales de Gipuzkoa, Bizkaia y Álava para dotar gratuitamente a los emisores de facturas de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica permite a las empresas trabajar con las Administraciones vascas (hasta el momento Diputaciones Forales de Gipuzkoa, Bizkaia y Álava, Ayuntamiento de Donostia y algunos ayuntamientos de Gipuzkoa) asociadas a este sistema.
Con ef4ktur, compatible con Windows, linux y Mac, ya no es necesario imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede hacerse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.